機能性と遊び心を同時に叶える！生産性の上がるオフィスデザインの仕掛け

業務効率のよいレイアウトにするためには、まず動線を見直すことから始めることがオススメです。最適な動線は、業種、組織編成、企業文化によっても大きく異なるので、必ず実際にそこで働く従業員数人に、オフィス内でどのような動きをするのかヒアリングをして設計することが不可欠です。

ちなみに、最も多くの人が利用し人と人がすれ違うことの多い通路幅は120cm～160cm、執務室内や会議室など、チェアの後ろに作られる通路幅は140cm～160cmがベストだと言われています。その他、通路沿いに収納がある場合には、その収納タイプに合わせて最適な通路幅を確保するようにしましょう。

また、一般的にオフィス空間の50％以上が家具や収納などのモノで占められていると、人間は窮屈に感じると言われています。弊社の経験によると、実際にモノが50％以上のオフィスの方が多く、そこには必要のない家具やムダなスペースの含まれているケースが多いものです。生産性の高いオフィスレイアウトにする為には、まず現状で捨てられるもの、減らせるものはないか？を考えてみることをオススメします。

例えばコピー機は、オフィスの貴重なスペースを取る上、熱や音が発生するのでその近くで業務をする社員は空調調整がしづらく、業務効率が下がりがちです。1台減るだけでも、オフィスに想像以上の開放感が生まれます。また、関連する作業を一つのスペースにまとめることも効率をアップさせます。例えばコピー機や作業台、消耗品棚は一つにまとめる、また、冷蔵庫、水、コーヒーサーバーとストック品は一つにまとめる、さらに収納スペースも、現在進行形の収納、一時保管、長期保管と3つに分類することでスッキリします。上手くレイアウトすると新たなスペースが生まれ、そこを休憩スペースにすることもできます。

また情報システムについても、有線LANケーブルから無線LANへ切り替える、固定電話の数を減らしてスマートフォンが内製化できる電話システムへ切り替えるなど、オフィス全体をすっきり見せる工夫が可能です。

さらに、社内連絡などをメールでなくオフィスサイネージに表示したり、個別のタイムカードを廃止して、セキュリティカードにタイムカードの機能を付けたり、suicaで出勤管理できるツールも活用できます。将来的には、社員にウェアラブル端末を形態させることで、社員の行動管理や効率性の分析、体調や心理面の健康管理なども行って生産性を上げていこうという動きもあります。

レイアウトのパートでもお伝えした通り、不必要なオフィス家具を置いている企業は多いものです。また、数だけでなく、大きさもオフィススペースに対して大き過ぎることが多いと思います。例えば、PCが大型タイプの時に合わせて選ばれたと思われる、奥行きが80cm以上のデスクを今も置かれているオフィスがありますが、今PC本体はスリムになりましたので、もしデスクの入れ替えを検討する場合には、奥行き60cmにするとちょうど良く、新しいスペースを作ることができます。ぜひ一度見直してみてください。また背の低い家具にするだけでも、見通しが良くなり空間が広く見えるようになりますよ。

一方、機能性を考えた家具ばかりだと、便利で使いやすいけどもなんだか無機質なオフィスになってしまうことがあります。
ヴィンテージなテーブルや、カラフルなペンダントライトなどデザイン性の高い家具も織り交ぜることで、社員のオフィスへの愛着やモチベーションUPに繋がります。ただその際には、それが実際に業務で使われる物なのか、インテリアアイテムとしての物なのかを区別して選ぶことが大切です。

ちなみに、最近は店舗や住宅で使われているお洒落な家具などを、オフィスで上手くコーディネートするのがトレンドですね。

冒頭でご紹介したとおり、企業の生産性向上はオフィスの機能性を高めるだけでは実現できません。実際に働いている社員が、より多くのアウトプットを生める、そして生み出したいというマインドになるオフィスであることも重要です。

弊社のお客様や様々な調査データを見ていると、社員は個のプライバシーと他者とのコミュニケーションの両方をバランス良く確保できる空間を最近のオフィスに求めているように思います。
誰の目も気にせず一人で業務に集中できるブース型デスクと多くの人が集まって仕事できるオープンスペース、リフレッシュできる休憩ルームやレクリエーションルームなど、その時の気分に合わせて選べる多種多様な“場所”を作ることが求めてられているようです。