オフィスデザインの基礎知識

オフィスデザインは、オフィスデザイン会社を探すところから始まります。
Google検索や比較サイト、紹介など様々な方法がありますが、最近は、企業サイトにて、これまで手掛けたオフィスデザイン事例や強みなどを詳しく紹介していることが多いので、事前にチェックした上で、自社に合った会社を見つけましょう。

●オフィスデザインが決定するまでの工程
オフィスデザイン会社が決定したら、何度か打ち合わせを重ねて内装や予算、スケジュールを組み立てていきます。
ここからは、基本的な流れに沿って、各工程で決定していく内容をご紹介していきます。

＜事前に準備するもの＞
・RFPや希望のデザインイメージ写真など
・新しいオフィスの図面、旧オフィスの図面
・CI資料（外資系企業など、必要な場合のみ）

＜オフィスデザイン会社との打ち合わせ内容＞
1)ゾーニング計画
ここでは、事業内容や部署構成、オフィス内での仕事の流れなどを伝えた上で、オフィス内に必要なエリアや機能などを抽出し、決定します。

2）レイアウト計画
ここでは、1）で決定した内容と、新しいオフィスの図面を元に具体的なレイアウトを決定していきます。多くの場合、2,3パターンの中からベストな案を選び、それを元に修正・改善を重ねて組み立てていきます。

3）インテリア計画
いよいよオフィスデザインを具体的に決めていく工程です。
オフィス全体のデザインテーマ（ナチュラル、カフェ風、高級感、スタイリッシュ、ポップetc)や、各エリアの色味やインテリアなどを決めていきます。

4）オフィス家具・什器計画
ここでは、3）で決定したオフィスデザインを元にオフィス家具を選んでいきます。

新調する際には、専門メーカー・ネットショップでの購入やオリジナルで造作といった選択があります。
専門メーカーで購入する際には、ショールームなどを訪れて実際に見て選ぶのが良いでしょう。

5）インフラ計画
ここでは、オフィスの電気やネット環境、セキュリティ設備について確認・決定していきます。
ビルや部屋の作りによっては、特別な工事が必要な場合もあります。

6）ビル設備計画
照明・空調・防災・スプリンクラー、排煙設備に関わる内容を確認・決定していきます。
このような“B工事”は、ビル指定の業者に依頼しなければならないこともあります。

セキュリティについては、360度監視カメラやスマホで遠隔操作できる入退室管理システムなど、最新のツールが次々とリリースされていますので、移転・リフォームのタイミングで見直すようにしましょう。

7）予算計画
最後に、オフィスデザインに関わるすべての費用を算出・決定していきます。
見積書を確認した上で、必要な場合は予算を調整していきましょう。

より良いオフィスを作るためには、最初にコンセプトを明確にすることが大切です。

●オフィスデザインにおけるコンセプトとは？
オフィスデザインの目的は「仕事でよい成果を出せるオフィスを創ること」ですが
それに必要な要素は、それぞれの企業によって変わってきます。

個人業務での集中環境を作ることが大事な場合もあれば、チームでのコミュニケーション活性化や
クリエイティビティ向上を重要視する場合もあります。
まずは、自社にとってベストなオフィス環境とは何か？という点を見直すことが大切です。

●オフィスデザインに必要な経営視点とは？
オフィスデザインの方向性を最終決定する際には、人材採用計画、事業計画などに沿った内容になっているかという経営視点での冷静な判断が大切になります。

理想だけを追い求めた結果、ムダが発生してしまったということにならないよう“費用対効果”を意識するようにしましょう。

●コロナ禍で増えるリモートシフト
リモートワークが成功している企業は、オフィスを縮小するという選択肢もあります。
オフィスを縮小すると、賃貸料や交通費などのコストを大幅に削減することが可能ですが、下記のことには留意しなければなりません。
１）縮小したオフィスの新しい役割付け（交流場所・第３の業務場所・レクリエーションスペースなど）
２）社員のモチベーションが下がらない工夫
３）社員同士のコミュニケーションが希薄にならない工夫

※こちらでは、コロナに伴うオフィス縮小移転の事例をご紹介しています。

オフィスデザインにかかる費用は、オフィスの広さや必要とする設備、内装で採用する素材や家具のグレードなどにとよって大きく変わってきます。

●一般的な総費用目安の算出方法
目安となる費用の算出は、坪換算するのが一般的です。
1坪10万円~20万円ほどが一般的ですので、50坪の場合は500万円～1,000万円、100坪の場合は1,000万円～2,000万円が目安となります。
この予算には
・引っ越し作業
・内装工事
・家具工事
・LAN工事
・電気工事
・防災工事
・空調工事
・現場経費
・設計・マネジメント費
・諸経費
などが含まれます。

●オフィスデザイン費用の目安
総費用の中でオフィスデザイン費用は約10～15％ほどとなります。
オフィスデザイン費用の中には、図面設計や鳥瞰図・パースなどデザイン費全般とプロジェクトマネジメント費が含まれています。

●総費用に含まれないもの
オフィスデザイン費用には含まれないものの、オフィス移転・リフォーム時に別途必要となるコストとしては
・原状回復工事（目安：1坪3万円～8万円　※ビルや契約内容などによって異なります）
・特殊な設備工事（サーバー室移設、親切空調工事、スプリンクラー工事など）
・不動産仲介手数料（目安：新賃料の約1ヶ月分　※ビルや契約内容などによって異なります）
などがあります。

また、見積もり後にデザインや家具を変更したり、新しい工事が必要になったりした場合には、追加費用がかかることもあります。費用に関して疑問点や不明点などがある時は、随時オフィスデザイン会社に確認しておくようにしましょう。

※こちらでは、よくあるQ＆Aや会計処理に関する記事などを、オフィスデザイン費用に関する記事をまとめてご紹介しています。

オフィスを移転・リフォームに必要な期間は、オフィスの広さや工事内容、そして、オフィスデザインを決定するまでのお打ち合わせ回数などによって変わってきますが、遅くとも、1.5ヶ月以上前までにはオフィスデザイン会社と契約を完了しておく必要があります。

●オフィスデザイン決定までのスケジュール
オフィスデザインをゼロから構築していく場合、オフィスデザイン会社との初回の打ち合わせから、レイアウトパターン選定、自社での検討なども含め、最終的なオフィスデザインが決定するまでに最大6週間ほどかかります。
事前にRFPをまとめていたり、デザインイメージなどが固まっている場合には、もっと短くすることが可能です。

●工事期間について
平均的には、100坪・30名・個室3室増設の場合で約3週間ほどの工事となります。
上記には、内装工事、設備工事、什器搬入、引っ越し作業が含まれます。
ただし、工事期間中に借りオフィスを設けず業務を続けながら工事を行う場合や、土日祝のみしか作業ができな場合には、工事期間がもっと長くなります。

●工事が混み合う時期とは？
オフィスの移転やリフォーム工事は、GW、お盆休み、年末といった長期休みのときに混み合う傾向があります。
希望のスケジュールがある場合や大規模な工事が必要な場合には、3ヶ月以上前から動き出し、専門業者等のスケジュールを確認しておくことが大切です。

※こちらでは、スケジュールを早める方法や、失敗しないための依頼方法などを、ご紹介しています。

オフィスデザインプロジェクトは、多くの企業にとって何度も経験することではなく、また、多くの専門業者が関わることなため、思わぬ問題が起こる可能性を秘めています。
ここでは、オフィスデザインにおいてよくある失敗とその回避方法を解説します。

●オフィスデザインがイメージと違うものになってしまった
これは、オフィスデザインのイメージを固め過ぎている企業ほどよく起こる問題です。
より満足度の高いオフィスを創るには、始めから理想を掲げすぎず、プロの意見を取り入れながら一緒に構築していくこと、コンセプトを共有しておくこと、またCGパースや鳥瞰図を見ながら進めることが大切となります。

●新調した家具や什器に不具合が発生した
これは、デザイン性やブランドなどにこだわり過ぎて選んだ場合に起こりやすい問題です。
オフィスデザインの目的である「仕事でよい成果を出せるオフィスを創る」という視点を忘れずに、機能性を考えたアイテムを選ぶことが大切です。
また、小規模オフィスだからといって、DIYしたところサイズが合わず扉が開かなかった…ということもよくあります。オフィスの規模の関わらず、部分的でもプロに相談するのが良いでしょう。

●内装や色味の素材が想定していたものでなかった
これは、内装の色味や素材を写真のみで決定していた場合に良く起こる問題です。
必ず実際のサンプルを確認してから決定するようにしましょう。
また、色の選定についてはバランスが大変重要になります。
ここは、オフィスデザインのプロに相談し鳥瞰図等で空間のイメージをしっかり確認するようにしましょう。