トップ仕事場創りのアイデア集 > 生産性を高める会議室環境の作り方

会議室デザイン

オフィス家具・収納

オフィスレイアウト

生産性を高める会議室環境の作り方

企業で業務の生産性を上げようという取り組みが行われる時、真っ先にその対象となるのが“会議の見直し”です。それほど会議は社員にとって、業務時間の多くを費やしているにも関わらず、その意義を見いだせていない時間、という印象が強いのです。

具体的に会議の何が生産性を下げているのでしょうか?まずは代表的な要因を上げてみたいと思います。

●会議準備
参加者選定・会議室予約・資料作成・資料印刷・会議室への移動・必要機器の接続、
これらすべてに時間と工数がかかる
●会議時間中
活発なディスカッションが行われない、参加者からアイデアが出ない、情報共有のみで参加する意義を見いだせない、会議予定時間をオーバーする、当初の議題から話が脱線する、結論がでない
●会議後
必要機器の片付け・議事録作成に時間がかかる、決定事項が遂行されない

今回はこれらの問題を“ICTの導入”と“ルール設定”で解決する方法をご紹介します。

会議の準備時間を大幅に削減できる“ペーパーレス会議システム”の活用

資料印刷の廃止は、最も取り組みやすい対策の一つです。一番簡単な方法は予め作っておいた資料データを参加者にメールで送り共有しておくことですが、厳しいセキュリティが必要な企業や、会議直前まで資料作成を行う必要がある場合は「ペーパーレス会議システム」の導入が最適です。
ペーパーレス会議室システムは、資料を専用サーバーに格納することが出来、内容を更新した場合も即リアルタイムで反映されます。また、資料の保存期間や閲覧制限などもできるので、機密事項を取り扱う際にも便利なのです。

遠隔でも円滑なディスカッションが可能となる“電子ホワイトボードシステム”の導入

離れた拠点にいる相手と画面で繋がるTV会議システムは、すでに導入している企業も多いと思いますが、従来のタイプはディスカッションがしづらいという難点があります。
そこでご紹介したいのが、「電子ホワイトボードシステム」です。
このシステムは、ホワイトボードに書き込んだ内容をリアルタイムで遠隔地と共有できる他、2箇所同時の操作も可能、さらに手書きの文字をテキストデータに自動変換されるので、議事録として、また資料としてすべてデータに残すことが可能です。

また、電源をONにするだけですぐに使えるので、会議前の接続確認も必要なし、PCやタブレットに無線接続して投影することもできます。

ディスカッションが活性化する“会議室デザイン”の工夫

どんなに有能な会議サポートシステムであっても、事業にイノベーションを生み出すことは出来ません。それは会議の参加者一人一人にかかっています。しかし、会議室のデザインを工夫することで参加者のモチベーションアップを手助けすることは可能です。

例えば、座る場所によって優劣のつかない円卓型はフリーディスカッションをするのに向いており、コの字型やシアター形式は、プレゼンテーションを、するのにも聞くのにも集中できるフォーメーションだと言われています。このように、会議の目的ごとにレイアウトを変えるのはオススメの方法です。

また、新しいアイデアを募りたい会議は、開放的な窓があり、創造性を高めるとされるターコイズブルーや、リラックスできるウッディー素材、観葉植物といったインテリアの会議室がおすすめ、一方、短時間で集中してディスカッションする時には、こじんまりとした空間のシンプルなインテリアが効果的です。最近は執務室内に“スタンディングデスク”を置くのが人気、場所を取らず、移動も必要なく、休憩スペースとしても活用できるので便利なアイテムです。

効率的な進行に不可欠な“会議ルール”の設定

成長し続けている企業の会議には、価値観やクレドに基づいた様々なルールが設定されています。
例えば、ある企業のタイム管理ルールでは、すべてのAGENDAに対して、予め細かいタイムスケジュールが組まれており、ファシリテーターとは別にタイムキーパーが選定されていたり、マルチスクリーンで常に時計が投影されていたりします。
また、あらゆるムダを省くために、会議用資料は作らない、共有だけの会議はしない、というルールや、会議での決定事項はその場で責任者は決められ必ず遂行される仕組みを作っている企業もあります。
また、実りある議論を交わす為に、会議参加人数を最小限にするというのは、Facebook、Google、amazonなど注目企業が共通して設定しているルールです。

いかがでしたでしょうか?
オフィスのリノベーションと同時に、働き方の見直しも進めたいとお考えの方は、ぜひご参考にしていただければと思います。
また、“今のオフィスの会議室をどのようにリフォームすればよいのか分からない”という方は、お気軽にご相談ください。

この記事を書いたのは・・


マーケティング部

赤澤恵子

書いた記事をすべて見る