【コロナ対策に伴うオフィス縮小移転】2つの事例とポイントを解説！

※上記は、実際に導入された昇降型デスクの写真です。

まずご紹介するのは、100坪から50坪のオフィスへ縮小移転されたお客様の事例です。
コロナ対策に伴って、一部の社員がテレワークに一部の社員が常勤という形態になられたそうです。

今回は、以前のオフィスと同じ住友不動産のビルに移転されたことで、原状回復工事が免除となり、本来かかるはずの約1,000万円以上コストが削減されました。
さらに、移転先が居抜き物件であったため、大掛かりな壁の取り壊しや、壁の造作工事などは行わず一部の間仕切りの一部工事のみ進められました。

お客様からは、“広さが縮小されても、社員のモチベーションが下がらないようなオフィス空間にしたい”とのご要望を頂いておりましたので、新しい家具は遊び心のある明るい色味のものを採用したり、昇降型デスクや個人ブースといった機能性のあるアイテムを導入したりするなど、社員が思わず立ち寄りたくなるような仕掛けを作りました。

レイアウトは、
・エントランス
・会議室
・フリーアドレス用のカウンター席、
・常勤の社員の方向けの固定席
・外国人社員の方が要望された昇降型デスク
・集中ブース
が配置されています。

元々、奥にはミーティングコーナーを作る予定でしたが、今回は実施せず、余白スペースとして残しておくことにしました。

※上記は、実際に導入されたワークブースの写真です。

家具は、転用アイテムと新しい家具を組み合わせて設置しました。

エントランスのステンレスカウンターを造作、会議室は、テーブルを転用しイスはOKAMURAのルナというシリーズの新しい家具を導入しました。

フリーアドレスとなるカウンターテーブルはスペースに合わせて造作し、昇降型デスクはOKAMURAのものを新しく導入しました。

固定席はデスク・イスともこれまでの家具を転用しているのですが、元々設置されていたローパーティション（400mm)にアクリルパネル(300mm)を追加して高さを出し、飛沫防止対策を強化しました。

フリーアドレスのカウンター席についても、後日お客様ご自身にて飛沫防止パネルを設置されていました。

最も特徴的なのが、奥に設置された一人用のワークブースです。
今回はOKAMURAの「drape（ドレープ）」というシリーズを新しく導入しました。
こちらは、半個室型になっているワークブースで、吸音性も高くオンライン会議などでも活用できます。
ワークブースの中では、比較的お手頃価格なタイプです。

オフィスリニューアル後に、エントランスのサイン設置工事動画を撮ってお渡したところ、お客様にて、海外のグループ会社コミュニティサイトにアップされ、“いいね！”がたくさんついたと喜んで頂きました！

※上記は本事例の実際のレイアウト図です。

次にご紹介するのは、20年以上のお付き合いがあるリピートのお客様のオフィス縮小事例です。
コロナ対策に伴って、社長様と事務業務の方以外は皆様リモートワークとのことで、42坪から22坪のコンパクトオフィスへ移転されました。

お客様からは、“できる限りコストをかけずに移転したい”とのご要望を頂いておりましたので多くのオフィス家具は転用し、レイアウト図面の作成やコンセント関係や照明の取り付けもお客様ご自身で行われました。

●新しいレイアウト
新しいオフィスは、会議室、フリーアドレスの業務スペース、個人ワークブース、社長席、事務の方向けのデスクが配置されました。
22坪というスペースに上記をすべてレイアウトしているため、通路は500mmという最小の幅で設計されています。（通常は600mm以上）

オフィス家具について
個人ワークブース用のパーティションは、以前のオフィスで使用していたものを解体して移動させ再度組み立てて設置しました。テーブルは、これまで使用していたタイプと同じPLUSのものを追加しています。イスは転用しました。

フリーアドレスの大テーブルは、サンテックのものを新しく導入し、イスはイトーキのものを合わせました。
事務の方向けのテーブルは、PLUSの幅の広いタイプを採用しイスは転用しています。

会議室のテーブル、社長席のテーブル・イスは以前のものを転用しています。

限られた広さの中でも、必要な設備がすべて整った効率的なオフィスとなりました。

※上記は、事例1でご紹介したアクリルパネルの写真です。

ここからは、ご紹介してきた2つの事例や、そちらで紹介しきれなかった内容も含めて、コロナ対策に伴うオフィス縮小移転を成功させる上で押さえておきたい、6つのポイントをまとめたいと思います。

①移転先のオフィスの広さは、常勤となる社員の人数や必要設備に合わせて検討すべきですが、半分ぐらいが目安になります。

②オフィスデザインは、社員の要望をヒアリングしそれらを積極的に取り入れることが、社員のモチベーションを下げないコツです。

③デスクに設置する飛沫防止用のアクリルパネルは、700mmの高さが基本、これは、理化学研究所が発表した飛沫映像データに基づいて算出されています。

④オフィス縮小移転は、何度も実施できることではないので、社内の長期的なオフィス計画に基づいて進めることが大切です。

⑤縮小したオフィスは、今後の働き方変更に合わせてフレキシブルにリフォームできるよう余裕を持った、レイアウトを組むのがオススメです。

⑥飛沫を防ぎ、オンライン会議などにも対応できる集中ワークブースはオススメのツールの一つです。
需要の拡大を受けて、様々な種類・価格のものが発売されており、今後は比較的気軽に導入できるようになるでしょう。

弊社では、その他様々なタイプのオフィス縮小移転をお手伝いした実績があります。
また、オフィスの縮小移転だけでなく、コロナ対策に伴うオフィスリフォームなどもご要望に合わせてご提案しておりますので、ぜひお気軽にご相談ください！