年始めが絶好のタイミング！今年のオフィス計画の立て方

新年がスタートしましたね。
年始めとなる1月2月は今後のオフィス環境を考える絶好のタイミングです。
そこで今回は、新しい年の幕開けにぜひ実行して頂きたい“オフィス見直し計画”の進め方をご紹介したいと思います。
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①プロジェクトメンバーとリーダーを決める
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社長がオフィスにこだわりがある場合は、自らリーダーとなって進めていく方がスムーズに進みます。また、最近の例では、ブランディング・CIをオフィスに反映する際、マーケティンングや広告の担当者がリーダーになるケースや、営業の働き方改革に伴い、セールス・営業担当者がリーダーになる場合もあります。
各種業務やインフラ内容をとりまとめる必要もありますので、総務・管理担当者も必ずメンバーに入れるようにしましょう。
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②長期的な内容と短期的な内容に分けて計画する
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大切なことは、経営計画、経営方針とオフィス計画を連動させることです。
今のオフィスで何人までの増員が可能なのか、ここ1～2年の人員計画、3～5年の将来像など、全て経営計画にかかってきます。

【長期的なプランを立てるポイント】
将来的な増員計画に伴い、大幅なオフィス変更をする場合のやり方は3つあります。

●拡大移転
この場合は１年ぐらい前より検討するのが望ましいです。移転の場合はエリア選定、物件情報、移転予算計画、全体スケジュール計画などを行う必要があります。ただ拡大するだけでなく、移転により社内スタッフの働き方の見直しやオフィスの使い方も一新するぐらい会社を変化させるチャンスにもなります。

●フロア増床
こちらは入居ビルの空き状況によりますが、現状のオフィスを活用しながら増床フロアで人員増対策、会議室などのスペースを増設します。全体コストは抑えられますが、フロアが分かれることでコミュニケーション不足や、例えばコピーコーナーを2箇所設置しなければならないなどのムダが生じることもあります。

●オフィス全面改装
こちらは自社ビルのお客さま、またはスペース的には不足していないが昔のオフィス形態が今合わなくなってきたという場合の、フルリノベーションとなります。具体的には様々な方法がありますが、工事期間は1ヶ月前後必要で、その間の業務をどういう形で行うか、仮オフィスをどう計画するかも検討ポイントの一つです。改装する前と後ではオフィスの印象が大きく変わりますので、社員はその変化に喜び、また新しく綺麗な場所で働けるようになることで、モチベーションもぐっと上がるでしょう。

【短期的なプランを立てるポイント】
短期的なプランとは、今年中に行うべき現在のオフィス設備の修理・修繕です。どんなに綺麗なオフィスでも、継続的に使用しているとどうしても汚れたり壊れた部分が出てきてしまうもの、しかし部分的に修理・リフォームしていくことで長く綺麗に保てるのです。

●本年中のレイアウト変更スケジュールの策定、それに伴うオフィス用品購入計画
●壁紙、床の張替え、インテリアのイメージチェンジの必要性の検討
●壊れたイスやデスク、棚などの修理
●カーペット、ソファ、エアコンなどの掃除
●社内のお掃除ルールや、清掃業者の見直し
●各部署から短期的に見直して欲しい部分をヒアリング
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③予算の把握
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長期的なプランに関しては、どこまでオフィス改造を進めるかで予算も大きく変動します。社内的にどの程度予算をかけられるのかを確認した上で、移転・増床・改装での概算予算見積もりを専門業者に依頼しておきましょう。
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④他社のオフィス見学やセミナーなどに参加する
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最新オフィスの見学、家具メーカーのショールーム、オフィスのセミナーに参加してみましょう。他社の事例やアイデアは、とても参考になります。また、各種セミナーなどで、オフィス創りのノウハウも勉強できます。
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⑤計画した内容や今後のスケジュール、TODOを明文化する
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定期的なMTGで進捗を確認すると共に、これらを社内で開示することでより良いオフィス環境実現に向けて、幅広い情報収集を行っていくことができます。