【意外とミスしがち！】オフィス移転お知らせのイロハと注意ポイント

オフィス移転の際には、多くの会社が事前に顧客や関係企業へはがきやメールで移転の
お知らせを出すと思いますが、オフィス移転プロジェクトとしては、地味なTODOなだけに、ついつい事務的に進めてしまいがちです。
しかし、その対応方法によって会社の印象やイメージを左右することもあり、
また細かい作業が多いので間違い等が発生しやすく、実は注意が必要なのです。

そこで、今回はオフィス移転の案内方法と、その工程の中で注意すべきポイントや
工夫の仕方などをご紹介します。

まずは、全体の流れをまとめます。
準備は約２ヶ月前から始めると余裕を持って進められます。
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①全体のスケジューリング
＜要注意！＞ 取引先企業にとっては請求書発送先等の変更が必要ですので、ご案内は１ヶ月前までに完了 するようにしましょう。
②印刷・DM発送代行会社の選定
③文面の作成
＜ポイント！＞ 社員が個別で出すeメール文面や、メール署名の記載方法については、誤記載を防ぐ為に 文面フォーマットを作成し社員に共有しておくのがオススメです！
④案内先のリストアップ
＜ポイント！＞ 既存顧客だけでなく、休眠顧客やご連絡先の分かっている見込み客にも送ると再度接点を 持つチャンスになります！
⑤名刺、HP、会社案内、オリジナル備品等の住所変更
⑥お知らせ文書の発送・ｅメール配信・署名の変更
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次にお知らせする方法です。
多くの企業は、ハガキ、請求書への書面同封、eメール、書面が中心となります。
場合によっては、ニュースリリースを出してもよいでしょう。

次にお知らせを送るリストや場所についてです。
・取引顧客
＜要注意！＞ 顧客リストはエクセル等で作成するかと思いますが、その際にセルのズレ、誤記載には十分 注意しましょう！複数人で確認することをオススメ致します。
・協力会社
・グループ会社
・企業HP
・会社案内パンフレット
・会社指定の封筒や便箋、オリジナル備品各種
・メールの署名

次に文面についてです。
必要要素としては、下記があります。
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①タイトル
②冒頭の挨拶
＜要注意！＞ “拝啓”を使う場合には“敬具”で締める、“謹啓”の場合には“敬白”で締めるのが マナーです。
③季節の挨拶
④本文
＜ポイント！＞ 内容としては、移転の日程や今後の抱負、日頃の感謝などが一般的ですが、本文はもっとも 会社の個性が出せる部分なので、堅苦しくなりすぎず、心のこもったメッセージを作るのが オススメです！
⑤結びの言葉
⑥案内を送る年月日
＜ポイント！＞ 日にちについては、印刷から発送までの間で日をまたいでしまい、正確な日にちが特定し づらいため、縁起の良い吉日でぼやかすのがよいです。
⑦ 移転先の住所
＜ポイント！＞ スペースに空きがあれば、地図を追加しても見る人が分かりやすいです！
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【文面例】
●タイトル：オフィス移転のお知らせ
●本文：
拝啓　いよいよ寒気がつのり、皆様におかれましてはますますご健勝のことと
お喜び申し上げます。
さて　このたび平成◯年◯月◯日より左記の住所へオフィスを移転する
運びとなりましたのでご案内申し上げます。
新しいオフィスは、“自然環境”をテーマに様々な観葉植物でコーディネートした
緑溢れるデザインになっており、手前味噌で恐縮ですが素敵な場所になりました！
お近くにおいでの際には、お気軽にお立ち寄り頂ければ幸いでございます。
これを機に、社員一同気持ちを新たに日頃のご愛顧に報いるべく専心努力いたしますので
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます。
略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます。
敬具

2018年◯月　吉日

新住所　〒123-4567　東京都新宿区1ー2ー3　○○ビル4階
電　話　03ー0000ー0000
株式会社●●●
代表取締役　鈴木　一郎
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＜ポイント！＞ 作成したお知らせ文面は、移転時に移転前のオフィスに貼っておきましょう。お知らせを お送りしていない方や、間違えて旧オフィスに来られた方に親切です。

これからオフィスを移転される企業様はぜひ参考にしてみてください。
それでは、最後にオフィスで使われているお洒落なテーブル＆チェアをいくつか
ご紹介します。