大幅なコストカットに！今のオフィスで業務しながら全面リフォームする方法

リフォーム工事中のオフィスで滞りなく業務を行うには、まずフロア内に仮オフィスを作る必要があります。

その方法は３つあって、
一つは、フロアの一部を仮囲いするという方法です。
オフィスフロア内の中でも、大きな工事が必要ないエリアをビニール養生や仮設の壁などで囲い、その中に仮の業務スペースを作ります。比較的社員数の少ない企業におすすめです。

もう一つは、会議室を仮オフィスにしてしまうという方法です。
会議室は多くが個室になっているため、養生の必要もなく簡単に業務スペースを作ることができます。広い会議室をお持ちの企業におすすめです。

最後は、オフィスを執務エリアと共有エリアに二分し、半分づつ工事を進めていくという方法です。
社員数の多い企業については、会議室や一部スペースでは場所が足りないため、このような方法を取ることがあります。

お客様の中には、仮オフィスをフリーアドレスにしてみたり、オフィスリフォーム期間はフレックス制やノマドワークを取り入れるなど、新しい働き方の実験機会として活用される方もいらっしゃいます。

居ながらにしてオフィスリフォームを進める際、
弊社では、まずお客様社内向けに説明会を開催し、工事の内容、スケジュール、注意事項などを全社員の方にお伝えしています。

多くの場合、音の出る工事は土日などのお休みにまとめて行い、平日はお客様の業務の妨げにならない作業を行うよう、工事計画が立てられます。

また、日常的に必要となるトイレやサーバールーム、エレベーターなどは、移動動線を確保していつでも自由に行き来できるようにします。

その際に重要となるのが、社員の方との意思疎通です。
オフィスリフォーム期間中は、これまでとは勝手が違う環境となりますので、その点をご理解いただくと共に、工事エリアには入れなくなるため、日常業務で必要となる重要書類やツールなどについても、事前にピックアップして頂く必要があるのです。

お客様側でご担当して頂いている責任者様に社内調整をお願いしつつ、弊社でも円滑なコミュニケーションを心がけて進めます。

次に物の移動についてですが、基本的に社員の方の身の回りの私物は、個人でダンボールに詰めて仮オフィスへお持ち頂くことになります。一方、その他の社内書類などは弊社にて梱包しフロア内で保管致します。

中には、日常的に活用する書類が大変多い業種やその書類の内容が日々変わるというお客様もいらっしゃいます。
その場合には、書類の入ったダンボールをローラーのついた荷台に乗せておき、簡単に移動できるようにしておくことも可能です。
また、ダンボールが大量にある場合、引越し業者さんの倉庫に一時保管するという方法もあります。

なお、オフィスリフォームを機にいらないものを廃棄されたいという方は、書類の溶解処分やPCの破壊作業を同時に行うこともできます。

ここからは、実際に同じオフィスで業務をしながらリフォーム工事を進めた広告会社様の事例をご紹介したいと思います。

10年ぶりにオフィスを全面リフォームされたいとのことでご相談をいただきました。社員数は約15名、60坪ほどのオフィスで、執務エリア、共有エリア、会議室があったのですが、レイアウトを組み直しオフィス家具もすべて一新されたいとのご要望でした。

仮オフィスの作り方としては、前出の方法3、オフィスフロアを2つに分断し、業務スペースを移動してもらいながら半分ずつ工事を行いました。執務エリアを工事している間は、上の写真の赤で囲われた部分を仮オフィスにしていました。

工事の簡単な流れとしては、
・まずは受付や共有スペース工事を開始。平日は音の少ない壁のドアや床の張替えを中心に工事
　社員の方は、これまで通り、執務エリアで業務続行
↓
・週末、受付や共有スペースの壁の取り壊しや、間仕切工事など音のでる工事を実施
↓
・受付・共有スペース完成
↓
・休日前、執務エリアの工事準備のため個人の私物を荷造りしてもらい、
　共有スペースに作った仮オフィスへ移動
↓
・休日中に執務エリアのすべての家具を搬出
↓
・平日に執務エリアの床や壁の張替えを実施。社員の方は共有スペースで業務続行
↓
・休日中に執務エリアに新しい家具を搬入、
　仮オフィスの荷物をすべて新しい業務スペース戻す
↓
・オフィスリフォーム完了！

この間、お客様にて作業して頂いたのは、個人の私物荷造りとその移動、荷物の戻し位置が分かるようにするためのナンバリングのみ、残りの作業はすべて弊社にて行いました。

工事期間は2週間強、これは別のテナントに一時移転して頂いて行った場合とほぼ同じスピードで完了しました。

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いかがでしたでしょうか？
なお、居ながらにしてオフィスリフォームは、お客様の業種や業務内容、社員数によって最適な方法が変わります。
ご興味のある方は、無料にてご提案・お見積りさせていただきますのでぜひ一度ご連絡ください！

●お問い合わせはこちらから：https://work-design.co.jp/contact/