“オフィスに居ながら”リフォームを進める方法～6つの事例を交えてご紹介～

まずは、仮オフィスを借りず、オフィスに居ながらリフォームするメリットとデメリットを解説します。

●オフィスに居ながらリフォームするメリット
最も大きなメリットは、コストを大幅に削減できることです。
もし、一時的なオフィスを借りるとなると、家賃だけでなく、敷金・礼金、引っ越し、場合によっては家具や設備などにもお金がかかることになりますが、それらがすべて削減できます。
また、お客様や取引先への案内といった事務的な作業も省くことができます。

●オフィスに居ながらリフォームを行うデメリット
一方、デメリットとしては、業務スペースが狭くなることが挙げられます。
また場合によっては、工事の進行に合わせてオフィス内で何度か場所を
移動しなければならないこともあります。

工事中のオフィスに業務スペースを確保する方法は3つあります。

●フロアの一部を仮囲いしてスペースを確保する
オフィス内の大きな工事が必要ないエリアを、ブルーシートや仮設の壁などで囲い、その中に業務スペースを作るという方法です。比較的社員数の少ない企業におすすめです。

●会議室などの個室を活用する
オフィス内にある個室を活用できると、養生の必要もなく簡単に業務スペースを確保することができます。
広い会議室などをお持ちの企業におすすめです。

●オフィスをスペース分けして、段階的に工事を進めていく
工事の進行に応じて業務場所を移動していきます。
社員数の多い企業については、会議室や一部スペースでは場所が足りないため、このような方法を取ることがあります。

ここからは、弊社が実際に行っている、オフィスに居ながらリフォームの進め方と、スムーズな進行のためのポイントをご紹介していきます。

●お客様の社内向け説明会開催
オフィスに居ながらリフォームを進める際、弊社では、まずお客様の社内向けに説明会を開催し、工事の内容、スケジュール、注意事項などを全社員の方にお伝えします。

●工事のスケジューリング
多くの場合、音の出る工事は土日などのお休みにまとめて行い、平日はお客様の業務の妨げにならない作業を行うよう、工事計画を立てます。

●社員の皆様の私物移動
物の移動についてですが、基本的に社員の方の身の回りの私物は、個人でダンボールに詰めて仮オフィスへ持って行ってもらいます。
それ以外の社内書類などは、弊社にて梱包しフロア内で保管します。

中には、日常的に活用する書類が大変多い業種やその書類の内容が日々変わる、というお客様もいらっしゃいます。
その場合には、書類の入ったダンボールをローラーのついた荷台に乗せておき、簡単に移動できるようにしておくという方法を取ります。
ダンボールが大量にある場合は、引越し業者さんの倉庫に一時保管してもらうことも可です。

●安全な養生と導線確保
工事のための養生は、安全を第一に丁寧に行います。
また、日常的に必要となるトイレやサーバールーム、エレベーターは、移動動線を確保していつでも自由に行き来できるようにします。

●社員の皆様とのコミュニケーション
工事期間中は、社員の皆様にとっていつもとは勝手が違うオフィス環境となります。
また一度工事が始めると、そのエリアには入れなくなるため、日常業務で必要となる重要書類やツールなどは、必ず事前にピックアップして頂く必要があります。
それらをご理解いただけるよう、担当の方に社内調整をお願いしつつ、弊社でも密にコミュニケーションを取りながら進めます。

ここからは、実際に同じオフィスで業務をしながらリフォーム工事を進めた広告会社様の事例をご紹介したいと思います。

10年ぶりにオフィスを全面リフォームされたいとのことでご相談をいただきました。社員数は約15名、60坪ほどのオフィスで、執務エリア、共有エリア、会議室があったのですが、レイアウトを組み直しオフィス家具もすべて一新されたいとのご要望でした。

仮オフィスの作り方としては、前出の方法3、オフィスフロアを2つに分断し、業務スペースを移動してもらいながら半分ずつ工事を行いました。執務エリアを工事している間は、上の写真の赤で囲われた部分を仮オフィスにしていました。

工事の簡単な流れとしては、
・まずは受付や共有スペース工事を開始。平日は音の少ない壁のドアや床の張替えを中心に工事
　社員の方は、これまで通り、執務エリアで業務続行
↓
・週末、受付や共有スペースの壁の取り壊しや、間仕切工事など音のでる工事を実施
↓
・受付・共有スペース完成
↓
・休日前、執務エリアの工事準備のため個人の私物を荷造りしてもらい、　共有スペースに作った仮オフィスへ移動
↓
・休日中に執務エリアのすべての家具を搬出
↓
・平日に執務エリアの床や壁の張替えを実施。社員の方は共有スペースで業務続行
↓
・休日中に執務エリアに新しい家具を搬入、仮オフィスの荷物をすべて新しい業務スペース戻す
↓
・オフィスリフォーム完了！

この間、お客様にて作業して頂いたのは、個人の私物荷造りとその移動、荷物の戻し位置が分かるようにするためのナンバリングのみ、残りの作業はすべて弊社にて行いました。

工事期間は2週間強、これは別のテナントに一時移転して頂いて行った場合とほぼ同じスピードで完了しました。

こちらは、40坪ほどのオフィスを全面リフォームした事例です。
写真の通り、ビニールで養生し、できるスペースから徐々に工事を進めていきました。

※完成後のオフィスの様子は、こちらの事例記事でご覧いただけます。
「理美容師目線のおしゃれさと社員の働きやすさを兼ね備えたシンプルオフィスデザイン事例」

こちらは、オフィスを全面リノベーションした後、追加で部分的なリフォームを行った事例です。上記のように、ブルーシートで養生するケースもあります。

※オフィス全体の様子は、こちらの事例記事でご覧いただけます。
「コーポレートカラーの赤・黒が映えるシャープなオフィスデザイン事例」

※上記は完成後の写真です。
こちらは、自社ビルオフィスのオフィスリフォーム事例です。
工事期間中は、別フロアに仮オフィスを設置していたため、早いペースでリフォーム作業を進めることができました。

※オフィス全体の様子は、こちらの事例記事でご覧いただけます。
「会社の“コミュニケーションハブスポット”となるような居心地の良いオフィス」

こちらは60坪ほどのオフィスを全面リフォームした事例です。
約1ヶ月の工事期間中は、オフィス内に仮業務スペースが作られ、一部の社員の方がそこを利用されていました。

※完成したオフィスの様子は、こちらの事例記事でご覧いただけます。
「レイアウトが肝！スペース効率を追求したオフィスデザイン事例」

こちらは、部分的なオフィスリフォームだったのですが、工事をするフロアの一部が商品の保管スペースになっていたため、ホコリが入らないよう、ブルーシートなどで仮囲いをして対応しました。
また、工事の内容上、1～2時間の断水が発生することもあって、毎週金曜日に定例会を開催して、進捗をご報告するようにしていました。

※オフィス全体の様子は、こちらの事例記事でご覧いただけます。
「ONとOFFの空間が分かれた、ナチュラルで快適なオフィスデザイン事例」