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withコロナ時代に求められるオフィスリフォーム3つのポイント
緊急事態宣言が全国で解除され、外出自粛・休業要請等の緩和措置もステップ３の最終段階まで進み、オフィス出勤を徐々に再開させているという企業も多いと思います。
当初よりコロナの脅威が弱まりつつある状況とはいえ、完全に消滅したわけではありません。
感染を予防しながら、社員が安心して働けるオフィス環境を整えるには、段階に応じたコロナ対策が必要となります。
●第一段階：新型コロナ発生・蔓延時
・この段階では、多くの企業がオフィスを閉鎖しリモートワークを推奨していきました。
・TV会議システムや全社員へのノートPC配布、クラウド業務管理システムなどを導入し
特急で自宅ワークの仕組みを整えていきました。
●第二段階：緊急事態宣言解除後、経済活動再開時（withコロナ）
・今の段階です。
・社員の出勤頻度は50％程度再開され、残り半分が在宅ワークとなっている状況です。
・オフィスを利用する社員のために、レイアウトの変更やコロナ対策グッズの設置、衛生面の強化など早急な見直しが求められます。
・オフィス移転やフルリフォームを検討されている場合には、アフターコロナを見据えた対応が必要です。
●第三段階：新型コロナ収束時、経済再生時（アフターコロナ）
・これから迎えるフェーズです。
・コロナ対策を継続しつつも、落ち込んだ経済を立て直しさらなる成長につなげていくための新しいアクションが求められます。
・ハンズフリー技術の導入や、抗菌機能のある素材を使った内装リフォームなど、長期的なオフィスでのウイルス対策を検討していく必要があります。
・現在のオフィスを縮小し、各所に複数のサテライトオフィスを構える動きも見られるようになるでしょう。
今回は、第二段階におけるオフィスのコロナ対策やリフォームの方法について解説していきたいと思います。
withコロナフェーズにおいて必要なオフィス対策とは？
新型コロナウイルスにおけるの第二段階である今は、感染の脅威が残りつつも、経済活動を再開させなければならないという社員にとっては最も不安な状況です。
特にオフィスは、限られたスペースの中に多くの人が密集し、密なコミュニケーションを取ることを必要とする環境であり、感染が起こりやすい条件が揃っているため、徹底したコロナ対策が必要となります。
withコロナフェーズにおけるオフィス対策のポイントは3つあります。
●ソーシャルディスタンスの確保
・社員同士は、常に前後左右に2mの距離を保てるようにする必要があります。
・出勤者の人数を制限して、オフィス内の人口密度を高めないようにします。
・リフレッシュルームや、給湯室など、人が集まりやすい場所は使用人数を制限します。
●接触の削減
・フリーアドレスを廃止し、他人との共有機会をできる限り減らします。
・オフィス内の導線を見直し、対面での接触を避ける工夫を施します。
・オープン席を無くし、間仕切りなどを活用して個人席を増やし飛沫を防ぎます。
●クリーン対策
・オフィス内でのマスク着用を徹底します。
・座席等の使用前後における清拭消毒を徹底します。
・電話やドアノブ、設備機器などは定期的な消毒を徹底します。
・1日2回の換気や、空気清浄機の設置を検討します。
まずは、今のオフィスレイアウトを確認し、オフィスのコロナ対策として今すぐ行うべきことをピックアップしてみましょう。
ここからは、具体的なコロナ対策の方法を「レイアウト変更」「オフィス家具・ツールの設置」「ルール設定」に分けて解説していきます。
withコロナに対応したオフィスリフォーム：レイアウト変更
最近の主流であるフリーアドレスやオープン席のレイアウトは、コロナ予防とは相反する環境となるため見直しが必要です。
まずオープン席の場合、できる限り対面席を無くし壁沿いにテーブルを置くか、一方向に統一したレイアウトに変更し、左右は1席づつ開けておきましょう。
やむを得ず対面レイアウトになる場合には、前の席を使用不可とし、ジグザグレイアウトにしましょう。
使用しない席のイスは撤去しておきます。
個々のデスクの場合には、距離を開けて間仕切りや棚、観葉植物などで仕切りを作り、個人ブースになるようレイアウトします。
ファミレス席やカフェテーブルなどは、1テーブル1名の利用に制限し密な環境を作らないようにしましょう。
会議室についても、広い部屋や換気できる部屋を優先的に使用し、参加人数や時間を制限するようしましょう。
対面で座らないよう席をジグザグレイアウトにしたり、テーブルを排除したイスのみの設置にするなど、一定の距離を保って話し合える環境を作ることが大切です。
また、導線の見直しも効果的です。
入り口と出口を決め、一方通行の導線を確率することで社員同士の対面での接触を減らすことができます。
withコロナに対応したオフィスリフォーム：オフィス家具・ツールの設置
オフィス家具メーカーでは、コロナ対策に役立つ様々なツールが販売されています。
最も代表的なものはデスクトップパネルです。
高さは500～800、幅も約600～1200と様々な大きさのものがあり、購入してすぐに簡単に設置できます。
透明なので囲われていても閉塞感がなく、オープンな雰囲気を作ることができます。
席自体を仕切りたい場合には、スタンドパネルやワークブースなどがオススメです。
クリーン対策として、マスク、ウェットティッシュ、殺菌スプレーをまとめた「清掃ステーション」をアクセスしやすい場所に複数箇所設置するようにしましょう。
それらをまとめておくためのキャビネットも販売されていますので、ぜひチェックしてみてください。
今後新しいオフィス家具を購入されるという企業は、レイアウト変更が簡単にできる稼働式のものがおすすめです。
また、素材が抗ウイルス・減菌機能つきのものか？またはクリーニング可能などうか？などもオフィス家具選びのチェックポイントにしておきましょう。
今後のアフターコロナ時代においては、自動ドアへの変更、ハンドレスなセキュリティーキーへの取替え、個人ロッカーの設置といったオフィスファシリティーが求められるようになるでしょう。
withコロナに対応したオフィスリフォーム：ルール設定
すべての社員が、心理的にも物理的にも安全性を保ち、安心して働けるオフィスを維持するためにはコロナ対策に順応したルール作りが不可欠です。
まずオフィスの使用ルールについては、オフィスの中でソーシャルディスタンスを保てる人数を把握し、分散出勤できる仕組みを整えましょう。
オフィスに入る際には、マスク、検温、アルコール消毒を徹底し、個人の健康管理を促します。
また、業務時に使った座席や触った設備機器のアルコール消毒を徹底したり、備品の共有を無くすなど、接触機会を減らすルール設定も必要です。
オフィス内の清掃担当、換気担当なども決めておきましょう。
さらに、体調が優れない時や実際に感染してしまった時の、報告・連絡・相談ルートを明確にしておくことも大切です。
推薦する医療機関や政府機関から発信されている最新コロナ関連情報なども積極的発信し、社員の不安や孤立を避けられる組織体制を整えていきましょう。
今後のアフターコロナ時代においては、社員の出勤率やオフィス内の密接状況を可視化できるICTの導入、リモートワークに即した新しい社員評価の検討などが必要とされるようになると言われています。
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