原状回復工事を賢く進める方法～トラブル回避法とコストカット術～

原状回復工事とは、オフィスを移転する時に、元の物件を借りた時の状態に戻す工事のことです。
入居した際に行った、天井・壁・床の貼り替え、間仕切りの設置、照明や配線の追加・撤去などは、退去時にすべて入居前の状態に戻す必要があり、それは賃借人の義務として法律で定められています。
具体的な工事内容は、物件によった異なり「賃貸借契約書」に記載されていますので、よく確認しておくようにしましょう。

原状回復工事の費用は、小・中規模オフィスの場合坪単価3～5万円、大規模オフィスの場合は坪単価5～12万円が相場ですが、築年数や地域工事業者、入居時の内装工事の規模や内容によっても金額が変わります。

実際に工事を行う業社についても、ビル管理会社指定の会社に依頼しなければならない場合と、賃借人が選べる場合とがありますので、予め確認してことが大切です。

原状回復工事のコストは、オフィス移転費用の中でもできる限り抑えたいと部分と考える一方、専門的な工事なため、見積に対しての成否の判断が難しい、交渉しづらいと感じている方も多いようです。

そこでここからは、これまで数々の原状回復工事に関わってきたプロだからこそ分かるコスト削減に繋がる可能性のある3つのアクションをご紹介します。

●ビル管理会社やオーナーと交渉してみる
前述の通り、原状回復工事の内容は「賃貸借契約書」で基本的に決められているのですが、ビル管理会社やオーナーと個別に相談することで内容を交渉できることもあります。

例えば、天井・壁の貼り替えや塗り直しについて、全てではなく特定の部屋のみの施工に変更してもらえるケースや、部屋を明るくするために追加した照明については、撤去工事せずそのままで良いというケースなどもあります。
また清掃についても、汚れ具合を確認してもらった上で、必要のない場所は省略できるケースもあり、原状回復工事の施工場所が減れば減るほど、費用は押さえることができます。

ビル管理会社やオーナーに事前にオフィスを見てもらいながら相談してみましょう。
また、移転時だけでなく常日頃からコミュニケーションを取っておくことも大切です。

●複数工事業社への見積依頼と内訳確認
原状回復工事は、複数社に見積もりを取るようにしましょう。
その際、必要な工事内容を確認した上で全社に同じ条件で依頼することが、正確に比較し、最適な1社を選ぶコツです。
また、コストばかりに目が行き手抜き工事を行うような会社を選ばないよう、周りの評判や口コミなども確認しておくことが大切です。

見積書は、合計金額のみでなく詳細な内訳を出してもらうようにしましょう。
工事業者によっては、相場より高額な金額を提示していたり、必要のない工事が含まれている場合もあります。
原状回復工事は専門的な作業となるため、見積書の内容が分かりづらいこともあると思いますが、項目を一つ一つチェックすることで、無駄なコストを削減することに繋がります。

ビル管理会社指定の工事業者に依頼した際には、下記のような費用が含まれていないかを確認するようにしましょう。
・経年劣化による消耗であり、法律的にもオーナーが負担すべき部分の工事が含まれている
・原状回復のはずなのに、アップグレードした素材で工事するようになっている

最終的な工事内容や見積書は、ビル管理会社・オーナーにも事前に共有しておくようにしましょう。

●半居抜きオフィスとして募集してもらう
あまり使われていないオフィスや、リフォームしてすぐに移転しなければならないという場合には、原状回復工事なし、いわゆる居抜き物件として次の入居企業に使用してもらうということが可能な場合もあります。

しかしオフィスの場合、一切追加工事をせず完全居抜きとして使用することは難しいので、多少のレイアウト変更や間仕切りの設置などは必要となります。ただ、リフォーム費用は次の賃借人が負担するものなので、原状回復工事の費用は押さえられます。

ただ、入居した後に設備の不具合が出た際や、次にそこを退去する際の原状回復工事費用をどちらが負担するかなど、予め定めておかなければならない項目がありますので、交渉は慎重に行う必要があります。

ビル管理会社やオーナー、現在の賃借人、次の賃借人の3者にてしっかり話し合いを行いましょう。
※上記で解説している内容は、コスト削減を保証するものではございませんので予めご了承ください。

原状回復工事は、ビル管理会社・オーナーと賃借人との間でトラブルになることもよくあります。

ここからは、よくあるトラブルとそれらを回避するための対策方法をご紹介します。

●スケジュールが間に合わない
原状回復は、オフィスの退去日までに完了しておかなければならないのですが、工事が間に合わないというトラブルがあります。

もし退去日までに原状回復が完了していない、或いは追加工事が必要になると、賃貸の延滞料金が発生したり次の入居者が決まっている場合には、違約金がかかることもあります。

オフィスの広さやリフォーム度合いによって異なりますが、通常工事期間は約2週間～1ヶ月ほどかかると想定した上で、少なくとも6ヶ月前までには原状回復工事を含めたスケジューリングを開始することが大切です。
また、詳細なスケジュールについては、ビル管理会社・オーナー、工事業者と随時共有するようにしましょう。

●追加工事が必要となる
賃借人としては必要な原状回復工事を完了したと思っているにも関わらず、後で追加工事を要求されるというトラブルがあります。

原因としては、ビル管理会社・オーナーと賃借人の双方で工事の内容の認識が異なっていた、あるいは工事業者が必要な施工をしていなかった、ということが考えられます。

それを回避するためには、入居の段階で原状回復工事の内容・費用を調べておく他、不明確な点は、事前にビル管理会社・オーナーによく確認しておくことが大切です。
また、口頭で話して決定した内容などはエビデンスを残すようにしましょう。

また、工事業者を慎重に選ぶことも大切、追加の工事が必要になると余計な費用がかかることとなります。
必要な場合には、工事状況を確認しに行く、あるいは工事状況を写真等で送ってもらうよう依頼するという方法もあります。

●元々備え付けられていた備品が紛失
入居時に備え付けられていた照明やテーブル、キャビネットなどの備品が紛失してしまうというトラブルがあります。

備え付け備品は、リフォームやレイアウト変更などによって別のものに取り替えることが多いのですが、それらをどこかに置いたまま保管場所が分からなくなるのです。特に照明や蛇口など小さいものは無くしがちです。

もし紛失してしまった場合には弁償となりますが、同じ製品が廃盤となっていることもありますので、備品は大切に保管しておくことが大切です。
担当者の退社や人事異動によって管理が曖昧にならないよう、備え付け備品はすべてリスト化ししておくことも紛失防止に繋がります。

今回は、オフィスの原状回復工事についてコストカット方法とトラブル回避法を解説しました。
コストカットについては、ビル管理会社・オーナーとのコミュニケーション、そして工事業者の選定が大切です。
トラブル回避法については、スケジューリングと契約内容の確認、備品の管理がポイントとなります。

ただ、原状回復工事を自社ですべてマネジメントしていくというのは難しい場合もあります。
何かお困りのことがございましたら、ご遠慮無くお問い合わせください。

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詳しくは、下記のページをご確認ください。
https://work-design.co.jp/service/restoration.php