2つの事例から読み解く経営視点で考えるオフィスデザインの最新動向

会社を経営する上で人件費とオフィス賃料は全体コストの大きな部分を占めています。
新型コロナウイルスの影響で市場の停滞が続く中、比較的手をつけやすいオフィスに、コスト削減の矛先が向かうのは自然なことと言えるでしょう。

また、リモートワークが導入されたことでオフィスの利用率が激減し、オフィスの在り方を見直す動きはますます加速しています。

●これまでのオフィスに対する傾向
これまでのオフィスは、事業の成長と比例して拡大させていくものと考えるのが一般的でした。

まず移転の目的は“増床”が圧倒的多く、今後の採用計画も念頭においた余裕のあるスペースが確保されていました。
またデザインにおいても、インポート家具を置いたリッチなエントランスや、AIロボット・数億円の有名絵画など、メディアで話題になるような装飾を施す企業も少なくありませんでした。
さらに、社員が喜ぶ設備を充実させる企業も多く、オフィス内にバーカウンターやビリヤード台などを置いたレクリエーションコーナー、カフェスペースなどを作るのもトレンドでした。

そしてこれらのオフィスデザインにかけるコストについても、大まかな予算計画はあるものの結果的に倍のコストがかかったとしても、理想のオフィスを作ることを優先する傾向が強かったように思います。

ただこれらの取り組みはすべて、さらなる事業成長を目的としたものであり、実際に、広くおしゃれなオフィスデザインは、優秀な人材の採用や対外的な企業ブランディング強化に効果的でした。

●コロナ禍におけるオフィスに対する変化
しかし、コロナ禍においてその傾向は大きく変わってきています。
事業の成長や会社の業績に関わらず、“本当に必要なオフィス環境とはどのようなものか？”といったことを経営層自らが考え、その方針に沿ったオフィスをデザインするようになってきました。

具体的には、例えば何か新しいオフィス家具や設備を取り入れる際にも、“費用対効果”というものを考える傾向が見られます。
無駄なものにコストをかけず本当に必要かどうかを考えて選択する、また、予算についても最初に決めた金額の中で調整する企業が増えています。

またオフィスを、自宅、カフェ（シェアオフィス）に次ぐ第3の業務場所と位置づけたり、社員同士の交流の場と考えたりと“オフィスの役割”定義づける傾向も見えます。

一方で、オフィスの縮小移転がネガティブな印象にならないようにしたいと考えている企業が多いようです。
実際に、多くのオフィス縮小移転は事業縮小ではなくリモートワーク拡大によるものなので、対外的に企業イメージが下がらないように、グレードの高い場所やビルを選んだり、エントランスのデザインにはこだわったりするケースがよくあります。

さらに、短期間でのオフィスの見直しを想定するのも一つの傾向です。
具体的には賃貸の更新タイミングである2年を目安にしていることが多く、その時の事業内容や事業規模などに合わせてオフィスやオフィスデザインを柔軟に変更できるよう、サブスクリプションサービスを活用するなど、フットワークを軽くしておきたいと考えている企業も多いようです。

ここからは、最近弊社が実施したオフィス縮小移転の事例を元に、各社のオフィスデザインに関する考え方やこだわられた点などをご紹介していきます。

まずご紹介するのは、新型コロナウイルスでリモートワークを導入するようになったことをきっかけにオフィスを縮小されたお客様の事例です。

●移転先オフィスの規模と立地
・社員数70名
・120坪のオフィスから1/4の30坪のオフィスへ縮小
・場所は、以前と同じ界隈でよりグレードの高いビジネスタワー

●オフィスデザインに関するお客様からのご要望
・新しいオフィスは、個室やオープンスペースなど様々な形式の業務場所を作り選べるようにしたい
・社員同士が交流できる場所にしたい

●移転先オフィスの設備
・エントランス
・業務スペース：固定席8、フリーアドレス席10
・個室ボックス席3つ
・4名用、8名用の会議室を一つずつ

●お客様のこだわりポイント1：個室ボックス席
個室の集中ブースを複数作りたいとのことで、限られたスペースでありましたが
レイアウトを工夫して、ボックス席を3つ作りました。
全部屋にモニターを設置して、Zoom会議等にも対応できるようにしています。
圧迫感が出ないように、片面をスモークシートを貼った透明ガラスにしています。

●お客様のこだわりポイント2：予算管理
お客様にて予算管理を徹底されていました。
オフィスデザインをご相談するにあたって、5回ほど予算表をお出ししているのですが、その変遷をお客様ご自身でデータ化されて、お客様が元々想定されていたようなベストな内訳になっているかどうかをしっかり管理されていました。

また、オフィスデザインを決めていくにあたって、当初の計画にはない新しい設備や装飾を追加することもあったのですが、それらを採用した場合は別の部分でコストカットするなど、徹底した予算管理をなされていました。

●お客様のこだわりポイント3：取捨選択
一方で、コストカットだけを考えられているわけではなく、社員にとって働きやすい環境作りや企業イメージがアップするようなデザインにもこだわりをもち、必要な部分にはしっかり予算をかけられていました。

ただ、何事においても、“なんとなく良さそうだから…”や“一応導入しておこうか…”といったアバウトは判断をせず、コストと見合う採用メリットを明確に計算した上で、取捨選択されるという経営方針を一貫されていました。

次にご紹介するのは、新型コロナウイルスの影響で海外の工場が閉鎖したり、世界に点在しているグループ会社が影響を受けたりしたことが理由で、ヨーロッパ圏にある本社よりオフィスの縮小を要請された外資系企業様の事例です。

●縮小後のオフィス規模
同じオフィスビル、オフィスフロアの半分をテナントに返却
120坪から50坪まで縮小。

●オフィスデザインに関するお客様からのご要望
使用スペースを半分にするにあたって、元々の設備やオフィス家具もすべて半分に減らしたい

●リフォーム前のオフィス設備
・エントランス兼ショールーム
・業務スペース
・休憩スペース
・レクリエーションスペース（フリースペース）
・会議室３つ

●リフォーム後のオフィス設備
・エントランス
・業務スペース：固定席（社員人数分確保）
・会議室１つ

●お客様のこだわりポイント1：エントランス
エントランスは、来客をお迎えする場所なので大事にしたいとのことで、限られたスペースながらも洗練されたデザインにはこだわられました。

●お客様のこだわりポイント2：コスト回収を見越した予算計画
今回オフィスを半分にするにあたって、フロアの真ん中に間仕切り壁を立てたり、電気盤の移し替えを行ったりと現状回復工事だけでも1千万円以上、さらに、家具を処分したり、新しいオフィス空間のデザインにもプラス数百万円と、結果的にはかなりの予算がかかっています。

一見すると、縮小する方がコストがかかるのでは？と感じられますが、実際には、リフォームコストと今後削減できる月々の家賃を計算し、どのぐらいの期間でコスト回収できるのかを算定した上で今回のオフィス縮小方針を立てられていました。