オフィスデザイン成功の鍵は「社長の関与」にあり

多忙な社長はオフィス移転やリノベーションを担当者に任せることが一般的です。
しかし、社長が関与することで、以下のようなメリットがあります。

● 意図のズレが少なくなる
オフィスデザインは抽象的な要素が多く、お互いの意図が伝わりにくいことがあります。希望内容をより具体的にするために、それをやる目的・意図の確認が必要です。

またこちらからの提案も、直接そのデザインの効果・目的を伝えることで、意図のズレを防ぐことができます。

● プロジェクトがスムーズに進む
社長が直接関わらない場合、担当者がレイアウトやデザインの方向性を確認しながら進めるため、修正や承認のたびに時間がかかります。
一方、社長が関与していれば、その場で判断を仰ぐことができ、意思決定が迅速になります。

● 会社の成長を見据えたオフィスを実現できる
オフィスは経営戦略と密接に関わっています。
たとえば、採用を強化する方針であれば座席数に余裕を持たせる必要がありますし、新規事業を立ち上げる場合は新部署のスペースを確保する必要があります。
反対に、数年以内にオフィスを移転する予定がある場合は、内装や家具のグレードを抑えたり、レンタルを活用することでコストを抑える選択もできます。

社長が関与することで、長期的な視点でオフィスを設計することが可能になります。

オフィスデザインにおいて、特に社長が関わるべきケースを紹介します。

● オフィス全体の改装や大規模リフォーム
オフィス全体をリニューアルする場合や、大規模なリフォームを行う場合、働きやすさや業務効率に大きな影響を与えます。
その改装によって得られる効果を、直接社長が関与することで、より一層大きなものにすることができます。

● 会社の方向性が変わる時期
経営方針や組織体制の変更に伴い、オフィスの役割も変わります。
たとえば、社員数の増減が予定されている場合や、働き方を見直すタイミングでは、社長の意思を反映したデザインが重要になります。

● 社長がレイアウトやデザインにこだわりを持っている
社長の考え方が会社を経営し会社を作っていきます。
レイアウトやデザインに関心のある社長も多くいますので、初期段階から関与してもらうのが望ましいかたちです。
加えて、社長の好みや嫌いなデザインを把握しておくことも重要です。

オフィスデザインは長期間のプロジェクトになるため、すべての会議に社長が参加するのは難しいでしょう。
そこで、特に関与が求められる3つのタイミングを紹介します。

● オフィスデザイン会社との初回ミーティング
最初のミーティングでは、デザイン会社がスケジュールや予算、レイアウトや内装の好みをヒアリングします。また、デザイン会社の担当者との相性などもはかるのも目的の一つです。
この段階で社長が参加し、優先順位や要望を共有することで、スムーズな進行につながります。

● レイアウトの方向性を決めるとき
レイアウトはオフィスの使い勝手を大きく左右する重要な工程です。
修正を重ねる際も、社長が直接デザイン会社に意図を伝えることで、より良いレイアウトに仕上げることができます。

● 内装デザインを決定するとき
内装デザインは選択肢が多く、迷いやすい工程です。
社長が参加することで、企業イメージに合ったデザインを実現しやすくなります。

社長が多忙なため、プロジェクトに巻き込むのは簡単ではありません。
そこで、効果的な方法を紹介します。

● 参加すべき会議を明確にする
すべての会議への参加は難しいため、前述した重要なミーティングのみに出席してもらうよう調整しましょう。
＜出席してもらうべき3つのタイミング＞
・各社のデザイン提案（パートナー選定のため）
・最終レイアウト提案（レイアウト決定のため）
・最終デザイン提案（全体イメージ・素材サンプル確認）
そのためにも、スケジュールをしっかり管理し、各会議の議題（AGENDA）を明確にすることが大切です。

● 働き方の見直し機会として提案する
オフィスデザインは、単なるレイアウト変更ではなく、働き方を見直す機会にもなります。
プロジェクトを通じて最新のワークスタイルを知ることで、経営のヒントを得ることもできます。

● ショールームやオフィス見学に同行してもらう
過去の経験から、ショールームや他社のオフィス見学に社長が同行することで、
プロジェクトに関心を持ち、積極的に関与するケースが多く見られます。

● 社長アンケートを活用する
どうしても社長の関与が難しい場合、好みやこだわりを反映するためのアンケートを活用するのも有効です。
ファッションや好きなブランド、インテリアの趣味などを把握し、それをデザインに反映できます。

オフィスデザインは、単なる空間作りではなく、企業の未来を形作る重要な要素です。
社長が関与することで、より良いオフィスが実現し、会社の成長にもつながります。
ぜひ、適切なタイミングで社長を巻き込み、理想のオフィスを創り上げてください。