オフィス移転を成功させる7つのポイント

オフィス移転とは“会社を成長させるための経営戦略の一つ”です。

企業がオフィスを移転する理由は色々あります。
例えば、“社員数が増えて今のオフィスが手狭になったから”“採用力強化のため”“企業ブランディングのため”、また、最近では“テレワーク導入に伴う縮小移転”などというケースもあります。

しかしどのような理由であれ、オフィス移転の最終的な目的は“会社の成長に繋げる”という点にたどり着きます。

オフィス移転は、社内の働き方改革を起こすチャンスにもなります。
オフィスが変わることで、これまでの惰性的な習慣や文化が変わったり、社員同士のコミュニケーションが深まったり、生産性が向上したりします。

実際、弊社のお客様の多くが、オフィス移転後“社員のモチベーションが上がった”“採用希望者が増えた”“売上が上がった”といった声を上げられています。

しかし、ただオフィスを移転すれば上記のような効果が得られる、というわけではありません。
自社にとってベストなオフィス移転を実行するには、プロセスを丁寧に進めていくことが大切となります。

＜オフィス移転の大まかな流れ＞
1）物件の選定
2）レイアウト・デザインの設計
3）費用の算出
4）移転業者の選定

またオフィス移転は、スケジューリングも重要になります。
物件が決定したら、今のオフィスのオーナーや管理会社に、解約の6ヶ月前までに通知を出し、遅くとも引っ越しの3ヶ月前までには、業者の選定などを進める必要があります。

ここからは、オフィス移転を成功させるポイントを7つご紹介致します。

オフィス物件は、立地・駅からの距離・交通の便・広さ・形（図面）・ビルのグレード・設備のスペックの7つの要因によってその賃料が決まります。

使いやすい物件を選ぶ上で、特に重要なチェックポイントは、フロアの形、空調・エアコンの位置、ビルの管理体制の３つです。

フロアの形は、レイアウトを設計する上で大切です。
また形だけでなく、柱、給水管が通るパイプスペース、分電盤、窓の位置などもレイアウトに影響を与えますので、しっかりチェックするようにしましょう。

空調・エアコンは意外と盲点で、位置を変更する工事は結構費用がかかりますので注意しましょう。
チェックポイントは、エアコンの吹き出し口と位置と数です。
部屋全体にわたりゾーン毎にエアコンがあるというのが理想です。

ビルの管理体制については、オーナーや管理会社のしっかりしたところを選ぶことが大切です。
大手ビルの中には入居工事において指定工事業者がある場合もあります。
またメンテナンスや清掃などについても、共益費は別に料金がかかることもありますのできちんと確認しておくことが大切です。

オフィスデザインにおいて最も大事なことは、前提条件をもれなくダブリなくまとめることです。
まずは、社長の考えや希望を今一度確認したり、オフィスに求める役割を明確にしたりする作業が必要です。
さらに今のオフィスの課題や社員の不満や希望もリスト化しておきましょう。

オフィス移転は、フリーアドレス化やテレワーク、フレックス制など、働き方を見直すチャンスでもありますので、社内でしっかり話し合いましょう。

レイアウトや内装については、イメージ写真などを集めておくのもよいですし、イメージがわかない場合は、知識豊富なデザインのプロに相談しなら進めるのも良いと思います。

※下記の記事では、オフィスデザインに関する提案依頼書の書き方を解説しています。
「オフィスデザインに関わる方必見！提案依頼書（RFP）の作成イロハ」

オフィス移転をサポートしている業者は、大きく分けるとオフィス家具メーカー、設計施工業者（家具メーカーの代理店）、独立系デザイン会社の３つで、それぞれ特徴があります。

例えばオフィス家具メーカーは、家具を大量に購入する大企業に向いていますが、設計・営業・現場担当が分かれることが多く、小規模移転にはあまり向きません。

設計施工業者は、業者として一番多く都内だけでも数百社あります。
家具メーカーの代理店を兼ねていることが多く、会社の規模や組織体制など様々で、中には、営業がメインで設計やデザインはすべて外注しているという会社もあります。

独立系デザイン会社は、オフィス・店舗・商業施設などといった得意分野や独自のノウハウを持っていることが多いです。
デザイナーや建築家を指名して依頼されるケースもあります。
コンサルティング会社とは、オフィス移転プロジェクトのすべてを取り仕切る業者で、デザインのテーマ設定から、業者選びまで全般を担います。
大手の外資系企業がよく利用します。

まずは、依頼する業者の種類、人員体制、進め方などを確認した上で事例などをWebサイトで確認しながら選定するのが良いでしょう。

※移転業者の選び方については、こちらの記事でも詳しく解説しています。
「オフィスデザイン会社の特長と選び方」

ベストな移転業者を選ぶためには、初めから1社に絞るのではなく、複数社でのコンペにするのがおすすめです。

コンペを行う際のポイントは、合同説明会などで全社に同じ情報をお伝えすること、条件を絞り込みすぎないこと、説明会からプレゼンまでは最低2週間程度確保すること、プレゼンには複数で参加して社内で盛り上げることなどがあげられます。

実際に業者を選定する上では、デザイン性の高さや斬新さよりも、自社の組織・社風・要望をしっかり理解した提案である、提案プランが複数ある、設計・デザイン費が費用に含まれている、スケジュールがきちんと設定されている、などを基準にしましょう。

また最も大事なのは、この会社・この担当者を信頼できるかどうか？といった点です。
オフィス移転は、長期のプロジェクトになりますので、どんなに素晴らしい提案をしていても、合う会社・合う担当者でないと成功は難しくなります。

オフィス移転に関わる費用は多岐に渡ります。
移転業者に見積書を出してもらい比較する時には3つの点に気をつけましょう。

一つ目は、どのような内容の見積書を出してもらうのか、その条件をすべて統一して比較しやすくしておくことです。
また各項目における目安価格がどのぐらいなのかを、ある程度把握しておくことが大切です。

2つ目は、最初の見積もりの段階で、算出出来ない費用項目があることを把握しておくことです。具体的には、什器の廃棄処分費やサーバー室等個別の空調工事、電気容量の増設工事などがあります。このような別途工事費用は、多くの場合備考欄に記載していますので、見逃さないようにしましょう。

最後は、出された見積もりが概算的なものか金額を絞ったものかを把握しておくことです。概算的な見積書であれば、要望に応じて削っていける部分のある可能性が高いですし、金額を絞った見積もり書であれば、各工事業者への交渉も含んだ現実的な金額であると判断できます。

いずれにしても、不明点や疑問点はしっかり確認してお互いに誤解のないよう進めていくことが大切です。

※下記では、オフィスデザインの費用に関するQ＆Aを解説しています。
「オフィスデザインの費用に関するよくある疑問と回答＆アドバイス」

オフィス移転でよく起こる問題は、移転した直後はおしゃれでキレイだったのに、1年経つと汚れたり物が散乱したりしてかえって使いづらくなっているというものです。

生産性向上や採用力アップといったオフィス移転のメリットを享受し続けるためには、移転後のメンテナンスがとても重要になります。

オフィスを長く綺麗に保つ上で、最も大事なことは日々の清掃です。
自社で担当制にするのも良し、業者に依頼するのも良しですが、定期的にオフィス全体を掃除するようにしましょう。

また、空調掃除や窓拭きといったビル設備に関わることについては、ビルの管理会社が請け負っている場合もありますので、事前にチェックしておきましょう。

さらに、什器についても1年に1回は見直しましょう。
イスやソファ、カーペットなどはクリーニングできることが多いので、ぜひ専門業者に相談してみてください。

これまで解説してきた通り、オフィス移転は会社に様々なメリットをもたらしますが、一方でコストもかなりかかります。
オフィスを新しくしたいけど、そこまで費用をかけられないという方には、改装という方法もあります。

リフォームは、賃貸契約にかかわる費用や引っ越し費用、現状回復費用などがかからないので、移転と比較すると合計コストを抑えることができます。
一方、広さが変えられない、業務しながらのリフォームなので工事期間が長くなるといったデメリットもあることを覚えておきましょう。

※下記の記事では、オフィス移転とオフィス改装を分かりやすく比較しています。
「【オフィス移転or改装】迷った時に知っておきたいメリット・デメリット」