【オフィス移転or改装】迷った時に知っておきたいメリット・デメリット

オフィス移転を選択される企業には、2つのケースがあります。
一つは、大幅な増員や新規事業の開始、M＆Aによる企業合併・統合と言った必然的なケースで、もう一つは、今のオフィス内装をリフォームするならついでに場所も…といったケースです。

前者については移転を選択するのがベストですが、後者については移転のメリット・デメリットを認識した上で、慎重に進める必要があります。

＜オフィスを移転するメリット＞
●今後の人材採用や事業拡大などを見越してオフィスを創ることができます。
●オフィスの場所や景観が変わることで気持ちを一新できる他、業務に対する社員のモチベーションをよりアップさせることができます。
●すでに原状回復しているオフィスフロアを工事するため、改装よりも工事期間が短くなります。
●新しいオフィスを工事している間も、これまで通り旧オフィスで業務を続けることができます。

＜オフィスを移転するデメリット＞
●敷金に相当するオフィスの保証金（通常家賃の12ヶ月分）や引っ越し費用など、大きなコストがかかります。
（例：2万円／坪、100坪のオフィスを借りた場合、オフィス保証金は2400万円）
●取引先への案内や、各機関への変更届け、名刺・備品・Webサイトなどの変更作業などの手間がかかります。

オフィス移転については、最近3つの新しい傾向が見られます。

一つめは、拡大ではなく縮小を目的とした移転です。
コロナをきっかけにテレワークを導入した企業が、広い業務スペースを必要としなくなり、必要最低限の広さ・設備のオフィスへ移転するというケースです。
縮小であっても、移転に伴う初期費用や内装工事費用はかかってくるのですが、家賃が大幅に下がるため、長期的にはコストカットに繋がります。

2つめは、オフィス移転の場所が多様化しているという動きです。
特に都内は、場所によって家賃が大きく変わります。
例えば、15,000円／坪のオフィス物件もあれば、丸の内、渋谷などは、50,000円／坪のオフィス物件もあります。
以前は、企業ブランディングのために家賃が高くても、リッチなエリアにオフィスを構える企業が多かったのですが、最近はエリアよりも内装や設備にこだわる企業が増えてきています。

最後は、3年や4年など短期間で拡大することを、予め計画している企業が増えているという点です。
これは、ベンチャー企業に多く見られる動きです。
オフィス家具や設備も短期的な買い替えを想定しており、お手頃価格のものを希望されたり、サブスプリクションサービス利用されたりする傾向も見られます。

“オフィスをリニューアルしたいけど、広さは変える必要がない”という企業は、オフィス改装を選択するケースが多いです。
中には、当初は移転を検討していたものの、今よりよい条件の物件がなかったため改装することにした…というお声もよく聞きます。

移転しなければならない理由がない場合は、まずは改装を検討するのが良いでしょう。

＜オフィス改装のメリット＞
●移転と比較するとオフィスリニューアルは、対象エリアを絞ることで、コストを大幅に削減することができます。
●今のオフィス設備を再利用できる可能性があります。
（パーティションやダウンライトなどの天井設備、防災設備、セキュリティシステムなど。移転においては、天井の高さや設備条件が異なる場合は再利用できません。）
●物件探しや不動産契約などが必要ないので、すぐに改装プロジェクトを始動できます。
●ビルオーナーとの信頼関係があるため、内装工事に関する相談などが行いやすいです。
●最近の事例として、居抜き物件として次の展開をはかることができれば、原状回復工事をしないで移転できる可能性があります。

＜オフィス改装のデメリット＞
●使用中のオフィスを工事するため、解体・什器の移動・処分などの手間がかかり、工事期間が長くなります。
●改装工事期間中の業務場所や什器・荷物などの一時保管場所を確保する必要があります。
●オフィス改装後に、急遽増員されたり事業形態が変わったりした時に柔軟に対応できず、無駄なコストがかかる可能性があります。

オフィス改装において、知っておくと役立つ2つの工夫をお伝えします。

一つは、オフィスを拡大する場合でも、移転ではなく同じビルの別のフロアを借りることで、内部増床するという方法です。
同じオフィスビルだと、審査や契約もライトに進められる他、各種変更手続きも最低限の作業で終わらせることができます。
将来的にオフィスを拡大する可能性がある場合には、ビルの空き状況をチェックしておいたり、ビル管理会社やオーナーへ空きが出た時に連絡してもらえるよう、お願いしておきましょう。

もう一つは、オフィスを縮小する場合でも、移転ではなく今のオフィスの一部を返却することで対応するという方法です。
弊社のお客様にもこのような方法を選択された事例があります。
借りていたビルが区画分割できたため、フロアの半分を返却した上でリフォームされました。
その結果、家賃も半分に削減できただけでなく、移転や引っ越し、物件契約に伴う費用なども削減でき
ました。

本事例については、こちらの記事で詳しくご紹介していますので、ぜひ合わせてご覧ください。
「全てを半分にスリム化！内装転用でコストカットしたオフィス縮小事例」

ただ、区画分割が可能かどうかやどの様な単位で区画分けされているかは、ビルによって異なるため、検討される方はまずビル管理会社に相談してみましょう。

最後にオフィス移転や改装に伴うちょっとした裏技を3つご紹介します。

●移転か改装か迷った時は両方の見積もりを作ってもらう
オフィス図面や条件を提示した上で、両方の見積書を作成してもらうと、より比較しやすくなります。
ただオフィスデザイン会社によっては、対応できない場合もありますので、事前に確認してください。

●不動産会社にテストレイアウトを作成してもらう
移転先の物件にどの程度の座席数やスペース確保が可能かが分からない場合は「テストレイアウト」を作成してもらうという方法があります。
多くの場合は無料でサービスを受けることができます。
ただし、契約時に条件が追加されることもありますので、予め不動産会社に確認してから依頼するようにしましょう。

●オフィスデザインで付加価値をつけて、次回のタイミングで居抜き物件として貸せるようにする
“できるかぎり資源の無駄遣いをしない”といったSDGsの観点からも、居抜き物件の需要は急速に広まってきています。最近は、大手ビルでも取り入れることが増えているとともに、専門の仲介会社が出来たり、居抜き物件紹介サイトなどができたりしています。
実践した企業にとっては、原状回復の工事費用をカットできるといったメリットもあります。
下記の記事では、具体的な方法について解説していますので、ぜひ合わせてご覧ください。
「原状回復工事を賢く進める方法～トラブル回避法とコストカット術～」